{"id":752,"date":"2020-04-17T19:41:00","date_gmt":"2020-04-17T17:41:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ugoandco.lu\/?p=752"},"modified":"2021-11-02T17:54:12","modified_gmt":"2021-11-02T16:54:12","slug":"mes-10-conseils-pour-un-evenement-reussi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ugoandco.lu\/en\/conseils\/mes-10-conseils-pour-un-evenement-reussi\/","title":{"rendered":"Mes 10 conseils pour un \u00e9v\u00e9nement r\u00e9ussi"},"content":{"rendered":"
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Oui il faut \u00eatre organis\u00e9, plein d\u2019\u00e9nergie, et garder la t\u00eate froide. Orchestrer un \u00e9v\u00e9nement ce n\u2019est pas une mission comme une autre. Des \u00e9v\u00e9nements, on en a vu passer pas mal. Alors on vous livre nos indispensables, les 10 points \u00e0 ma\u00eetriser pour que votre \u00e9vent soit sans faille.<\/p>\n

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#1 D\u00e9finir l\u2019objectif et le format<\/h2>\n

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\u00c7a parait \u00e9vident dit comme \u00e7a, mais \u00e7a vous \u00e9vitera des fatal error<\/em> d\u00e8s le d\u00e9part. Formulez votre objectif aussi pr\u00e9cis\u00e9ment que possible : partager des connaissances avec vos clients ? Remercier vos partenaires ? R\u00e9colter des fonds pour un projet ? Faire plaisir \u00e0 vos clients ? \u2026  Le format de votre \u00e9vent<\/em> d\u00e9pendra de cet objectif : concept, timing, dur\u00e9e, r\u00e9partition des r\u00f4les au sein de votre \u00e9quipe, salle, am\u00e9nagement de la salle, animation, restauration, son\u2026 <\/p>\n

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N\u2019ayez pas peur de sortir des formats classiques ! Voici des exemples de non-conventionnels : les unconferences<\/em><\/a>,  les networkings Pecha Kucha<\/em><\/a>, les conf\u00e9rences TED, les conf\u00e9rences plein air comme Tech Open Air<\/em><\/a> \u00e0 Berlin, ou m\u00eame localement les d\u00e9jeuners carrousel de Paperjam<\/a> ou les afterworks casual<\/em> de Drink With A Marketer<\/a>. Ce qui importe, c’est que le format que vous avez choisi permette de bien servir votre objectif.<\/p>\n

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#2 Pla-ni-fiez !<\/h2>\n

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Votre plan d\u2019action doit comprendre : logistique, contenu de votre \u00e9vent mais surtout communication. Cr\u00e9ez un document que vous mettrez \u00e0 disposition de toute votre \u00e9quipe : chacun pourra voir les t\u00e2ches, la vue d\u2019ensemble, et qui fait quoi. Dans l\u2019ordre, listez d\u2019abord chaque grand sujet. Puis pr\u00e9cisez les t\u00e2ches et \u00e9tapes attenantes. Pour que le rendu soit visuel (et efficace), vous pouvez utiliser un bon vieux fichier Excel (ou Google Sheets) mais aussi Trello<\/a>, Ntaskmanager<\/a> ou d\u2019autres outils de planification en ligne. Ne sous-estimez pas cette partie, elle est cruciale.<\/p>\n

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#3 Pr\u00e9voyez l\u2019impr\u00e9visible en mati\u00e8re de budget<\/h2>\n

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Passez en revue chaque t\u00e2che et mettez un tarif derri\u00e8re. Pr\u00e9voyez large, il y a toujours des impr\u00e9vus en mati\u00e8re d\u2019\u00e9v\u00e9nementiel \u2013 Un photographe malade, une m\u00e9t\u00e9o capricieuse, tout est si vite arriv\u00e9\u2026 Un budget large\/prudent vous aidera \u00e0 assurer.<\/p>\n

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#4 Le diable se cahce dans les d\u00e9tails<\/h2>\n

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Si vous voulez r\u00e9ellement marquer les esprits, ce sont les d\u00e9tails qui feront la diff\u00e9rence. Le processus d\u2019inscription, l\u2019accueil, l\u2019animation, la musique, les pr\u00e9sentations, le dresscode<\/em>\u2026 L\u2019originalit\u00e9 mais aussi l\u2019exemplarit\u00e9 feront de vous de super h\u00f4tes. Essayez de surprendre, de cr\u00e9er l\u2019effet waouh, de d\u00e9passer les attentes\u2026 Bref, cr\u00e9ez de l\u2019\u00e9motion.<\/p>\n

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#5 Toujours avoir un plan B<\/h2>\n

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Le lieu de votre \u00e9vent, c\u2019est un des points auxquels il faut \u00eatre tr\u00e8s attentif : une climatisation qui ne fonctionne pas, un micro qui manque, pas de toilettes pour les personnes handicap\u00e9es\u2026 Autant de param\u00e8tres \u00e0 couvrir… \u00c0 l\u2019avance ! Et pour \u00e9viter les grosses d\u00e9convenues, pr\u00e9voyez toujours un plan de secours. Pour un \u00e9vent en outdoor<\/em> par exemple, vous pr\u00e9voirez des abris ou une seconde option \u00e0 l\u2019int\u00e9rieur. <\/p>\n

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#6 R\u00e9partir les r\u00f4les<\/h2>\n

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R\u00e9partir les t\u00e2ches au sein de votre \u00e9quipe organisatrice est un conseil qui vaut en amont (comme dit dans notre #2 Pla-ni-fiez !) mais aussi pour le jour J. Chacun son job : check in & accueil des participants, accueil des conf\u00e9renciers, \u00e9quipement & mat\u00e9riel, prestataires, animation, presse\u2026 Pour les al\u00e9as qui surviendront (et il y en aura, c\u2019est s\u00fbr), vous saurez \u00e0 qui vous adresser.<\/p>\n

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#7 (Faites) parler de votre \u00e9v\u00e9nement<\/h2>\n

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Oui l\u2019organisation d\u2019un \u00e9v\u00e9nement \u00e7a prend du temps. Mais vous ne devez pas n\u00e9gliger l\u2019aspect communication pour autant ! Ce serait dommage de pr\u00e9voir un chouette concept et qu\u2019il n\u2019y ait personne pour le vivre\u2026 En fonction de votre \u00e9vent (type, public, ressources) d\u00e9ployez une communication sur les supports adapt\u00e9s : digital, print, outdoor, presse. Gardez \u00e0 l\u2019esprit que nous sommes tous beaucoup sollicit\u00e9s (publicit\u00e9s, contenus informatifs, invitations) donc il vous faudra \u00eatre impactant – mais sans spammer ! Votre invitation doit vanter les avantages \u00e0 participer \u00e0 votre \u00e9v\u00e9nement et en pr\u00e9ciser les modalit\u00e9s (date, lieu, inscription).<\/p>\n

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#8 Un service tout sourire<\/h2>\n

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Que vous soyez en stress, en panique, ou en totale confiance \u2013 un visage souriant et bienveillant est de rigueur pendant tout votre \u00e9vent. Il y aura des couacs, mais ne vous en prenez ni \u00e0 vos participants, ni \u00e0 vos conf\u00e9renciers, ni \u00e0 vos partenaires. Adoptez l\u2019esprit problem solver<\/em>, et r\u00e9pondez aux attentes malgr\u00e9 la pression. Votre r\u00e9compense tombera \u00e0 la fin de la journ\u00e9e\/soir\u00e9e : les gens se rappelleront avoir pass\u00e9 un bon moment, avoir \u00e9t\u00e9 bichonn\u00e9s et avoir v\u00e9cu ou appris des choses.<\/p>\n

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#9 Final check 24h avant<\/h2>\n

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Derni\u00e8re ligne droite : v\u00e9rifiez que vous ayez transmis aux participants les aspects pratiques (heure, lieu mais aussi parking, transports etc.), que vous ayez imprim\u00e9 tous les documents dont vous avez besoin le jour J, que les contenus audio et vid\u00e9o sont fonctionnels. Passez en revue les r\u00f4les de chacun : v\u00e9rifiez que tout le monde a bien compris sa mission, que chaque p\u00e9rim\u00e8tre d\u2019action est couvert. Pour vous faciliter la vie, pr\u00e9parez-vous une checklist (voici un mod\u00e8le que vous pouvez directement utiliser, c\u2019est gratuit, faites-vous plaisir J). Dernier document \u00e0 pr\u00e9voir : une liste avec tous les membres de l\u2019\u00e9quipe et les GMS de chacun pour pouvoir joindre tout le monde en cas d\u2019urgence.<\/p>\n

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#10 Demander des feedbacks<\/h2>\n

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Oui, vous serez fatigu\u00e9 \u00e0 la fin de votre \u00e9v\u00e8nement.
\nMais comme vous ne pourrez pas \u00eatre r\u00e9ellement objectif quant \u00e0 son succ\u00e8s, donnez la possibilit\u00e9 aux participants de vous donner leur avis ! Questionnaire papier, digital ou oral \u2013 \u00e0 vous de voir \u2013 mais laissez-les prendre la parole sur la logistique, le th\u00e8me, les conf\u00e9rences, les lieux, l\u2019organisation, l\u2019animation, le catering\u2026 Ces informations seront indispensables pour vous dresser le bilan en interne. Ils vous permettront \u00e9galement de capitaliser sur le positif, et travailler des axes d\u2019am\u00e9lioration.<\/p>\n

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Quelque soit l\u2019\u00e9v\u00e8nement que vous organisez, nous vous envoyons de bonnes ondes \u2013 mais surtout, nous vous recommandons de choisir une animation qui plaira \u00e0 coup s\u00fbr. J\u2019ai nomm\u00e9\u00e9\u00e9\u00e9\u2026 Les vans Ugo, Edgard, William, Martine et Rodolphe !<\/a><\/h3>\n

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