Oui il faut être organisé, plein d’énergie, et garder la tête froide. Orchestrer un événement ce n’est pas une mission comme une autre. Des événements, on en a vu passer pas mal. Alors on vous livre nos indispensables, les 10 points à maîtriser pour que votre évent soit sans faille.
#1 Définir l’objectif et le format
Ça parait évident dit comme ça, mais ça vous évitera des fatal error dès le départ. Formulez votre objectif aussi précisément que possible : partager des connaissances avec vos clients ? Remercier vos partenaires ? Récolter des fonds pour un projet ? Faire plaisir à vos clients ? … Le format de votre évent dépendra de cet objectif : concept, timing, durée, répartition des rôles au sein de votre équipe, salle, aménagement de la salle, animation, restauration, son…
N’ayez pas peur de sortir des formats classiques ! Voici des exemples de non-conventionnels : les unconferences, les networkings Pecha Kucha, les conférences TED, les conférences plein air comme Tech Open Air à Berlin, ou même localement les déjeuners carrousel de Paperjam ou les afterworks casual de Drink With A Marketer. Ce qui importe, c’est que le format que vous avez choisi permette de bien servir votre objectif.
#2 Pla-ni-fiez !
Votre plan d’action doit comprendre : logistique, contenu de votre évent mais surtout communication. Créez un document que vous mettrez à disposition de toute votre équipe : chacun pourra voir les tâches, la vue d’ensemble, et qui fait quoi. Dans l’ordre, listez d’abord chaque grand sujet. Puis précisez les tâches et étapes attenantes. Pour que le rendu soit visuel (et efficace), vous pouvez utiliser un bon vieux fichier Excel (ou Google Sheets) mais aussi Trello, Ntaskmanager ou d’autres outils de planification en ligne. Ne sous-estimez pas cette partie, elle est cruciale.
#3 Prévoyez l’imprévisible en matière de budget
Passez en revue chaque tâche et mettez un tarif derrière. Prévoyez large, il y a toujours des imprévus en matière d’événementiel – Un photographe malade, une météo capricieuse, tout est si vite arrivé… Un budget large/prudent vous aidera à assurer.
#4 Le diable se cahce dans les détails
Si vous voulez réellement marquer les esprits, ce sont les détails qui feront la différence. Le processus d’inscription, l’accueil, l’animation, la musique, les présentations, le dresscode… L’originalité mais aussi l’exemplarité feront de vous de super hôtes. Essayez de surprendre, de créer l’effet waouh, de dépasser les attentes… Bref, créez de l’émotion.
#5 Toujours avoir un plan B
Le lieu de votre évent, c’est un des points auxquels il faut être très attentif : une climatisation qui ne fonctionne pas, un micro qui manque, pas de toilettes pour les personnes handicapées… Autant de paramètres à couvrir… À l’avance ! Et pour éviter les grosses déconvenues, prévoyez toujours un plan de secours. Pour un évent en outdoor par exemple, vous prévoirez des abris ou une seconde option à l’intérieur.
#6 Répartir les rôles
Répartir les tâches au sein de votre équipe organisatrice est un conseil qui vaut en amont (comme dit dans notre #2 Pla-ni-fiez !) mais aussi pour le jour J. Chacun son job : check in & accueil des participants, accueil des conférenciers, équipement & matériel, prestataires, animation, presse… Pour les aléas qui surviendront (et il y en aura, c’est sûr), vous saurez à qui vous adresser.
#7 (Faites) parler de votre événement
Oui l’organisation d’un événement ça prend du temps. Mais vous ne devez pas négliger l’aspect communication pour autant ! Ce serait dommage de prévoir un chouette concept et qu’il n’y ait personne pour le vivre… En fonction de votre évent (type, public, ressources) déployez une communication sur les supports adaptés : digital, print, outdoor, presse. Gardez à l’esprit que nous sommes tous beaucoup sollicités (publicités, contenus informatifs, invitations) donc il vous faudra être impactant – mais sans spammer ! Votre invitation doit vanter les avantages à participer à votre événement et en préciser les modalités (date, lieu, inscription).
#8 Un service tout sourire
Que vous soyez en stress, en panique, ou en totale confiance – un visage souriant et bienveillant est de rigueur pendant tout votre évent. Il y aura des couacs, mais ne vous en prenez ni à vos participants, ni à vos conférenciers, ni à vos partenaires. Adoptez l’esprit problem solver, et répondez aux attentes malgré la pression. Votre récompense tombera à la fin de la journée/soirée : les gens se rappelleront avoir passé un bon moment, avoir été bichonnés et avoir vécu ou appris des choses.
#9 Final check 24h avant
Dernière ligne droite : vérifiez que vous ayez transmis aux participants les aspects pratiques (heure, lieu mais aussi parking, transports etc.), que vous ayez imprimé tous les documents dont vous avez besoin le jour J, que les contenus audio et vidéo sont fonctionnels. Passez en revue les rôles de chacun : vérifiez que tout le monde a bien compris sa mission, que chaque périmètre d’action est couvert. Pour vous faciliter la vie, préparez-vous une checklist (voici un modèle que vous pouvez directement utiliser, c’est gratuit, faites-vous plaisir J). Dernier document à prévoir : une liste avec tous les membres de l’équipe et les GMS de chacun pour pouvoir joindre tout le monde en cas d’urgence.
#10 Demander des feedbacks
Oui, vous serez fatigué à la fin de votre évènement.
Mais comme vous ne pourrez pas être réellement objectif quant à son succès, donnez la possibilité aux participants de vous donner leur avis ! Questionnaire papier, digital ou oral – à vous de voir – mais laissez-les prendre la parole sur la logistique, le thème, les conférences, les lieux, l’organisation, l’animation, le catering… Ces informations seront indispensables pour vous dresser le bilan en interne. Ils vous permettront également de capitaliser sur le positif, et travailler des axes d’amélioration.
